Il database un gran registro informatico. Esso formato da moltissime schede. Consideriamo per esempio un biglietto da visita. Il nome, cognome, titolo, telefono ed indirizzo sono i dati che leggiamo in tutti i biglietti. Ogni biglietto una scheda dove sono registrati i dati, vale a dire, il nome, cognome ecc. La scheda sempre la stessa. Si deve mettere nella scheda iniziale il nome dei campi dei dati. Pensiamo, per esempio, di creare una scheda che registri gli appartamenti. Si apre un programma capace di creare schede. Si scrive nelle righe della scheda:

          VIA

          NUMERO notepad (2K)

          PIANO

          TELEFONO

          PREZZO


Questa scheda si pu usare per qualsiasi appartamento. Dopo che stato scritto il nome della VIA, il NUMERO, il PIANO, il TELEFONO ed il PREZZO, il computer registra la scheda assegnandole il numero 1 (uno), la chiude e apre una nuova. Nella nuova scheda si scrive i dati di un altro appartamento e quando si finito il computer registra la scheda assegnandole il numero 2 (due) e ci mostra nello schermo una nuova da riempire. Ad ogni scheda riempita, il computer assegna un numero nuovo e mostra una vuota da riempire. Il programma, non registra dati previamente registrati, perch ad ogni numero di telefono assegna una sola scheda. Questo permette scartare i telefoni ripetuti e registrare nuovi appartamenti. Tutte queste schede sono accumulate in un grande registro chiamato database.